En moyenne, le budget d’impression dans une entreprise équivaut à 3% de son budget global. Définir une politique d’impression adaptée est incontournable. Les astuces pour minimiser les coûts sont expliquées dans la suite de l’article.
Comment rationaliser le parc d’impression de l’entreprise ?
Pour pouvoir faire des économies sur le long terme, une entreprise a intérêt à rationaliser son parc en fonction de ses pratiques d’impression. Pour ce faire, on commence par réaliser un audit en 2 étapes. D’un côté, on détermine les réels besoins en matière d’impression. De l’autre, on fait l’inventaire des équipements disponibles. Compte tenu des capacités de ces derniers, on décidera d’investir, ou non, dans d’autres appareils plus performants et plus adaptés aux usages. Dans la pratique, les imprimantes et les copieurs multifonctions sont à privilégier. Après, il faut opter pour la bonne technologie d’impression. On ne doit pas hésiter à investir dans un équipement moderne, même s’il est assez onéreux à l’achat.
En fonction des besoins et des ressources, une règle d’impression devra être rédigée. Après, chaque employé devra la suivre. La deuxième étape pour réduire les coûts est donc la sensibilisation et la formation des salariés. Le but est de les inciter à éviter le plus possible les gaspillages. Pour la conduite du changement, on peut opter pour l’intervention d’un formateur externe. Troisièmement, la diminution des dépenses dépend également du choix des consommables. Pour s’assurer de la qualité du produit tout en bénéficiant d’un prix réduit, le mieux est de s’adresser à des fournisseurs sérieux, et ce, pour un partenariat à long terme.
Quand externaliser les travaux d’impression ?
Dans certains cas, et pour certains documents utiles au fonctionnement de l’entreprise, les travaux d’impression doivent être externalisés. Par exemple, lorsqu’on a besoin de plusieurs copies d’un document, l’imprimer en interne demanderait beaucoup de temps. Ce qui sous-entend que la personne en charge pourrait y consacrer des heures au lieu de faire son travail habituel. La solution est de faire appel à une imprimerie spécialisée comme voscarnetsliasses.com. Ce genre d’établissement répond à toutes les demandes d’impression et de copie de documents administratifs et commerciaux. Comme principal atout, ils ont des imprimantes à haute capacité de production.
Aussi, une société d’impression spécialisée est à même de fournir du papier personnalisé à ses clients. On peut leur demander des rams de papiers en-tête pour les besoins spécifiques de l’entreprise. Fort de ses équipements, un tel prestataire prend aussi toutes commandes de carnets : carnet autocopiant en format A4 ou A5, carnet devis/facture, carnet bon de commande, carnet bon de livraison, carnet CMR, etc. C’est aussi le professionnel à contacter pour la production de liasses en tout genre. En somme, déléguer les travaux d’impression à une société spécialisée, c’est choisir la productivité, la tranquillité et la traçabilité. Pour terminer, pour choisir son imprimeur, 4 principaux critères sont à considérer : la capacité d’impression de l’entreprise, la diversité des produits et services qu’elle propose, les tarifs appliqués et le nombre d’années d’expérience. À noter que le choix de l’imprimeur est très important puisqu’au-delà d’un simple fournisseur, l’entreprise retenue doit être considérée comme un véritable partenaire.